Série d’été (9/10) – Et si… vous vous intéressiez à vos archives pour réduire vos coûts opérationnels?

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Parlez d’archivage à un chef d’entreprise et, dans la plupart des cas, il vous renverra vers le responsable informatique qui vous répondra back-ups quotidiens et copies de sauvegardes. Ces dernières sont importantes, certes, mais ne sont pas de l’archivage.
L’archivage n’est pas sexy. Son imagerie d’Épinal est faite de caisses de cartons poussiéreuses. Dans le meilleur des cas, sur des rayonnages dans des caves sombres… Et une idée persistante que cela ne sert pas à grand chose et coûte de l’argent… Pourtant, les entreprises qui maîtrisent les premiers principes, très simples, d’un bon archivage s’épargnent bien des tracas et génèrent d’appréciables économies.

Le premier principe à retenir est celui des trois niveaux d’archives. Le premier niveau, celui des archives courantes, est composé des dossiers ouverts, en cours, auxquels ont doit pouvoir accéder facilement et rapidement. Le deuxième, les archives mortes, contient les dossiers clôturés qu’il convient de conserver pour une durée déterminée par la loi. Enfin, le troisième, les archives historiques, sont synonymes dans la plupart des cas de destruction. Tout le challenge est d’organiser le passage d’un état à l’autre et c’est souvent là que le bât blesse. On se fait toute une montagne de ce besoin de faire le tri entre les documents à conserver et les autres…

Le deuxième principe est de bien décrire ce qu’est un dossier. Se dire, en première intuition, que c’est le réceptacle de tous les documents relatifs à un projet n’est pas suffisant. Idéalement, le dossier devrait correspondre à une « affaire », une action précise, éventuellement dans le cadre d’un projet plus vaste. Ces « affaires », et leurs dossiers, doivent avoir une date de début et une date de fin déterminées. Cette dernière est primordiale puisqu’elle fera courir le délai légal de conservation et donc de basculement en archives historiques (aka poubelle). La clôture d’un dossier aura trois effets. D’une part, il sera transféré en un endroit moins accessible et moins sécurisé (moins cher). D’autre part, il fera l’objet d’un nettoyage (moins de documents à conserver) et ne pourra plus accueillir de nouveaux documents.

Enfin, en troisième principe, on aura la distinction entre les documents officiels, qui engagent l’entreprise vis-à-vis du monde extérieur, et les documents de travail, brouillons, brochures et autres documentations, chacun dans des sous-dossiers séparés. Le sous-dossier « officiel » sera unique et le plus protégé, alors que chaque intervenant sur l’affaire pourrait avoir son sous-dossier de travail. Et comme la séparation entre documents à protéger et conserver et les autres, moins importants, est tout de suite claire, il n’y a plus de problème de nettoyage de dossiers. On peut jeter les dossiers de travail sans état d’âme…

En clair, la mise en application de ces trois principes simples est gage d’efficacité opérationnelle et de sérénité. Et les Business Shakers de la SPI sont aussi là pour vous aider dans cette démarche. N’hésitez pas à nous contacter…

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