La dématérialisation et ses avantages

dématérialisation

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La dématérialisation, c’est quoi ? 

La dématérialisation, c’est le remplacement des supports d’information « matériels » (le plus souvent papier) par des fichiers  informatiques.  C’est aussi l’axe principal des démarches de simplification administrative activement menées par nos administrations.

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Pour optimaliser les résultats, il est recommandé de formaliser la procédure à suivre pour le cheminement du dossier/de la demande (un marché public, une demande d’autorisation, …).  Vous aurez ainsi clarifié les rôles des différents intervenants et adapté le cheminement du dossier à votre propre demande.  Cette démarche permet en outre de réduire les contestations résultant du formalisme des procédures.

Les solutions de dématérialisation sont désormais disponibles quels que soient la taille de l’entreprise et le volume des documents à dématérialiser.  Internet participe activement au processus de dématérialisation dans tous les domaines offrant une accessibilité à ces technologies que vous soyez entreprise ou citoyen.

Les avantages

Ils sont nombreux et concourent à l’augmentation de la productivité :
– De nature logistique/économique :

  • la réduction considérable des coûts indirects que sont notamment les frais administratifs, de traitement, d’entretien et de maintenance d’un photocopieur,
  • l’évitement de manipulations telles que photocopie, mise sous pli, impression… nécessitées par la multiplication des exemplaires souvent sollicités,
  • la réduction des coûts liés à la consommation de papier et d’encre,
  • la gratuité des documents mis à disposition des entreprises (notamment les cahiers des charges dans le cadre des marchés publics électroniques),
  • la gratuité des frais de transmission (suppression des coûts liés aux envois recommandés) et la suppression de tous les frais se rapportant au transport de courriers,
  • la réduction considérable du coût de l’archivage de l’information.

– De nature organisationnelle :

  • l’atténuation sensible de la complexité des formalités administratives,
  • la possibilité à tout moment du jour ou de la nuit de réaliser des démarches à partir de n’importe quel lieu pour autant qu’une connexion internet soit accessible,
  • un gain de temps en raison notamment de la suppression de certaines démarches à effectuer dans des lieux parfois peu accessibles et dont l’accès est limité aux heures de bureau,
  • la transmission immédiate des documents avec l’assurance de la réception de ceux-ci par le service compétent, en effet ces documents n’attendent plus d’être copiés ou acheminés vers le bureau qui traite l’étape suivante, ce qui augmente la rapidité du traitement,
  • le recours à des formulaires préétablis et comprenant des données pré-enregistrées (un seul encodage une fois pour toutes), avec une uniformité des présentations qui aide à structurer notamment un dépôt de candidature,
  • facilité d’utilisation d’un classement numérique clair qui permet de limiter un maximum le temps de recherche d’un document,
  • un gain en rapidité pour obtenir des réponses à ses questions.

– Liés à la qualité et à la quantité des informations disponibles :

  • une facilité de diffusion et de circulation d’informations tenues à jour par voie électronique et le cas échéant adaptées au niveau du contenu en fonction du profil de chaque destinataire via les canaux offerts par les différentes applications ou via les boîtes mail (notamment information par courriel des marchés publiés par les pouvoirs publics),
  • une rapidité des échanges,
  • un accès simplifié à l’information,
  • une mise à disposition d’un forum de questions-réponses entre les différents intervenants,
  • une faculté de disposer de l’ensemble des informations sur le suivi d’un dossier grâce à la traçabilité offerte par l’informatique qui assure une grande transparence (notamment dans les procédures d’attribution des marchés publics) et crée une relation de confiance,
  • une sécurité des échanges électroniques en raison notamment de l’utilisation de la signature électronique du candidat/entreprise pour signer les plis,
  • la garantie par les pouvoirs publics de la sécurité des transactions et de la confidentialité des informations contenues notamment dans les candidatures et les offres,
  • le bénéfice de pouvoir profiter des nouvelles offres de services en ligne qui porteront sur les modalités d’accès et le traitement de l’information relative notamment aux appels d’offre,
  • une veille économique considérablement facilitée avec l’utilisation des réseaux et qui permettra aux entreprises d’avoir connaissance de toutes les informations ou offres qui les intéressent dans leur domaine de compétence respectif.

De plus, ces nouvelles technologies contribuent à la protection de l’environnement, la dématérialisation s’inscrit de la sorte – de façon positive – dans le cadre du développement durable.

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